紙の山に埋もれる経理担当者
「領収書や請求書が毎月段ボール箱に溜まっていく」「電子帳簿保存法って結局何をすればいいの？」——中小企業の経理現場でよく聞く悩みです。デジタル化の必要性は分かっていても、何から手をつけていいか分からず、結局後回しにしてしまう。そんな状況に陥っていないでしょうか。
実は、経理のデジタル化は一気に進める必要はありません。優先順位をつけて段階的に取り組めば、法令対応と業務効率化を無理なく両立できます。
まず押さえるべき電子帳簿保存法の最低限
2024年1月から電子取引データの電子保存が完全義務化されました。メールで受け取った請求書PDFや、EC取引の明細などは紙に印刷して保存するだけでは認められません。
最低限必要な対応は以下の3点です。
- 電子データのまま保存する（PDFはPDFのまま）
- 改ざん防止措置を講じる（タイムスタンプまたは訂正削除履歴が残るシステム）
- 検索機能を確保する（日付・金額・取引先で検索できる状態）
「うちは小規模だから大丈夫」という猶予期間の考え方は危険です。税務調査で電子取引データの保存状況を指摘されるケースが増えています。
デジタル化の優先順位——3ステップで進める
ステップ1：証憑のスキャン保存（まずはここから）
紙で受け取った領収書・請求書をスマホやスキャナで読み取り、電子データとして保存します。これだけで保管スペースが劇的に削減されます。
注意点： 電子帳簿保存法のスキャナ保存要件（解像度、タイムスタンプ等）を満たす必要があります。専用アプリやクラウドサービスを使えば、要件を自動的にクリアできるものもあります。
ステップ2：クラウド会計の導入
証憑の電子化が進んだら、次はクラウド会計ソフトの導入です。領収書の写真から自動で仕訳を起こしてくれる機能があれば、入力作業が大幅に削減されます。
よくある失敗： いきなり高機能なERPを導入して、使いこなせず挫折するパターン。最初はシンプルなクラウド会計から始め、慣れてから機能を追加していくのが賢明です。
ステップ3：銀行API連携・請求書自動発行
銀行口座やクレジットカードをAPI連携すれば、入出金データが自動取り込みされ、記帳作業がほぼ不要になります。また、請求書発行システムを導入すれば、売掛金管理も自動化できます。
ここまで来ると、経理担当者の業務は「確認とチェック」が中心になり、月次決算のスピードが格段に上がります。
よくある失敗パターンと回避策
失敗1：ツールを入れただけで運用ルールを決めていない
クラウドツールを導入しても、「誰が」「いつ」「どのように」使うかを決めないと、結局Excelと併用する二度手間状態に陥ります。運用フローを明文化し、全員で共有することが必須です。
失敗2：過去データの移行を後回しにする
「新しい取引から始めればいい」と考えて、過去データを放置すると、比較分析ができず、クラウド会計のメリットが半減します。少なくとも前期1年分は移行しておくべきです。
失敗3：税理士との連携を考えていない
自社だけで完結させようとして、税理士が使っているシステムと互換性がないツールを選んでしまうケース。導入前に顧問税理士に相談し、連携しやすいツールを選びましょう。
最初の一歩は「現状の棚卸し」から
デジタル化を始める前に、まず現在の業務フローを可視化してください。
- どの証憑が紙で、どれが電子か？
- 月に何時間を記帳作業に費やしているか？
- 月次決算は何日かかっているか？
現状を把握すれば、どこにボトルネックがあり、どのツールが必要かが見えてきます。
専門家のサポートで確実に進める
電子帳簿保存法への対応とデジタル化は、正しく進めればコスト削減と業務効率化の大きなチャンスです。ただし、法令要件を満たさない運用では、税務リスクが生じる可能性もあります。
当事務所では、中小企業の経理体制構築を専門に、電子帳簿保存法対応からクラウド会計導入、運用ルール策定まで一貫してサポートしています。まずは現状診断から始めませんか？お気軽にご相談ください。